Tetra Tech Job - 41770167 | CareerArc
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Company: Tetra Tech
Location: Colombia
Career Level: Associate
Industries: Manufacturing, Engineering, Aerospace

Description

Management Systems International (MSI), a Tetra Tech Company, is a Washington, D.C. metro area management consultancy with a 40-year history of delivering results for our clients. Our expertise is in the fields of monitoring and evaluation; democracy and governance; peace and stability; rule of law and accountability; education; gender and inclusion; strategic communications; and leadership and organizational development. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Colombia, Indonesia, Jordan, Kenya, Mexico, Nigeria, Pakistan, Syria and Ukraine, and works domestically. We support clients ranging from the U.S. Government (e.g., the U.S. Agency for International Development, U.S. Department of Defense, U.S. Departments of State and Labor, and the Millennium Challenge Corporation) to large bilateral and multilateral donors (e.g., the World Bank and the United Nations Development Program). We also work with national and local governments, nongovernmental organizations (NGOs), think tanks, foundations and universities. For more information, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:

The USAID/OTI Colombia Program seeks to address emerging factors of instability through support to the Government of Colombia (GOC) and communities for robust peace accord implementation, thus helping to demonstrate that an integrated, comprehensive approach to the conflict also provides solutions to some of the country's biggest problems to include rural insecurity and illicit economies. Implicit in this approach is support to the GOC in understanding the unique post- accord drivers of instability and support for piloting innovative solutions. The program will also focus on increasing the capacity and co-responsibility of both GOC and community actors for accord implementation.

**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.**

Position Summary:

This position conducts all procurement related to the activities, ensures compliance with USAID and MSI policies and procedures, monitors and implements subcontractors' and vendors' contractual compliance, and coordinates procurement actions as outlined in MSI's Procurement Field Guide. They will assist with budget development for new activities and coordinates with the field teams on delivery of procured goods and services. The Procurement Specialist will work closely with the finance team to ensure timely payments.

Responsibilities:

· Coordinate with field teams and Grants Specialists on item specification and budget.

· Perform market research to find item specifications and appropriate vendors.

· Initiate activity procurements as outlined in the Activity Manual Addendum, the Activity Cycle Flowchart and Field Procurement Guide.

· Coordinate the implementation of contracts/procurement procedures.

· Participate in bid-openings and technical and cost evaluations.

· Perform due diligence for awarded procurements.

· Maintain an updated database of local vendors and a list of prices as a reference for budgeting.

· Maintain all procurement processes and support documentation.

· Travel to project sites when necessary and inspect quality of goods acquired.

· Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and follow up as necessary.

· Contact all contractors and vendors on invoice or deliverable due dates to confirm submission of contractually mandated payment documents.

· Work with the Finance and Administration Manager to identify specific purchase orders.

· Alert the Finance and Administration Manager in the event of missed deadlines or deliverables on the part of vendors.

· Follow up on deadline payments for subcontractors and vendors.

· Maintain the overall integrity of the procurement filing system.

· Support M&E area with data collection as needed.

· Close-out each purchase order once completed.

· Work as part of an activity implementation team to acquire goods and services necessary for transition activities.

· Maintain and organize electronic procurement files.

· Work with the Program Team and Grants Specialists to update and monitor a master deliverable calendar for procurement actions.

· Actively contribute to information sharing within the project.

· Perform other tasks as requested by the Procurement Manager and DCOP.

 

Perfil de la Compañía:

Management Systems International (MSI), una empresa de Tetra Tech, es una consultora de gestión del área metropolitana de Washington, D.C., con una trayectoria de 40 años de resultados para nuestros clientes. Nuestra experiencia se encuentra en los campos de seguimiento y evaluación; democracia y gobernabilidad; paz y estabilidad; estado de derecho y responsabilidad; educación; género e inclusión; comunicaciones estratégicas; y liderazgo y desarrollo organizacional. MSI ha implementado proyectos en 90 países de todo el mundo, como Colombia, Indonesia, Jordania, Kenia, México, Nigeria, Pakistán, Siria y Ucrania, y trabaja a nivel nacional. Apoyamos a clientes que van desde el gobierno de los Estados Unidos (por ejemplo, la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, los Departamentos de Estado y Trabajo de los Estados Unidos y la Corporación del Desafío del Milenio) hasta grandes donantes bilaterales y multilaterales (por ejemplo, el Banco Mundial y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo). También trabajamos con gobiernos nacionales y locales, organizaciones no gubernamentales (ONG), think tanks, fundaciones y universidades. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:

El Programa USAID/OTI Colombia tiene como objetivo abordar los factores emergentes de inestabilidad a través del apoyo al Gobierno de Colombia (GDC) y las comunidades para la implementación sólida de los acuerdos de paz, ayudando así a demostrar que un enfoque integrado e integral del conflicto también proporciona soluciones a algunos de los mayores problemas del país como inseguridad rural y economías ilícitas. Implícito en este enfoque está el apoyo al Gobierno de Colombia para comprender los impulsores únicos de inestabilidad posteriores al acuerdo y el apoyo para la puesta a prueba de soluciones innovadoras. El programa también se enfocará en aumentar la capacidad y corresponsabilidad tanto de los actores comunitarios como de los actores comunitarios para la implementación del acuerdo.

**Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.**

Resumen del Cargo:

Esta posición lleva a cabo todas las adquisiciones relacionadas con las actividades, asegura el cumplimiento de las políticas de la USAID y MSI y procedimientos, fuentes y monitorea los procesos de compra y entregas con subcontratistas y proveedores. Aplica los procedimientos de adquisición como se indica en el manual de Adquisiciones de MSI. Apoya en la elaboración del presupuesto para nuevas actividades y coordina con los equipos de los territorios en la entrega de los bienes y servicios adquiridos. Trabaja estrechamente con el equipo de finanzas para garantizar los pagos a tiempo. Esta posición también proporciona soporte de seguimiento y evaluación de manera continua. Esta posición está basada en las Oficinas Regionales (Bajo Cauca, Nariño, Ocaña) y apoyará los procesos de compras de uno de los Equipos Regionales respectivamente.

Responsabilidades:

· Coordinar con los equipos regionales y especialistas de subvenciones sobre especificaciones y presupuesto de las actividades.

· Llevar a cabo estudios de mercado para encontrar especificaciones del artículo y proveedores apropiados.

· Adelantas las adquisiciones de las actividades como se indica en la manual de actividades, y el manual de compras.

· Coordinar la aplicación de los procedimientos contractuales / adquisición; participar en la licitación aberturas y evaluaciones técnicas y de costos; y la realización de la diligencia debida para las contrataciones adjudicadas.

· Mantener una base de datos de proveedores y precios actualizada con fines de elaboración de presupuestos.

· Viajar a las oficinas regionales cuando sea necesario para controlar la entrega de los bienes adquiridos a los beneficiarios e inspeccionar la calidad de los bienes adquiridos.

· Contratos de Monitor y órdenes de compra emitidas a los vendedores y seguimiento según sea necesario para garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones.

· Póngase en contacto con todos los contratistas y proveedores en las fechas de vencimiento de la factura o se puede entregar para confirmar la presentación de los documentos de pago contractualmente estipulados.

· Coordinar con el Gerente de Administración y Finanzas para identificar órdenes de compra que pueden requerir modificaciones o cancelación debido a incumplimiento financiera o administrativa.

· Mantener la integridad global del sistema de archivo de adquisiciones.

· Apoyar al área de Monitoreo y Evaluación en la recolección de información, notas de actividad según sea necesario.

· Realizar el cierre de las órdenes de compra una vez se hayan completado, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

· Trabajar en equipo para la implementación de la actividad junto con un Especialista de subversiones, Oficial de Desarrollo e ingenieros para coordinar y monitorear calendarios de entrega de las adquisiciones de las actividades

· Mantener organizados los archivos de compras.

· Esta posición reporta al Gerente de compras, pero coordina a diario con el equipo de Programa en función de la implementación de las actividades.

· Realizar otras tareas según lo solicitado por Gerente de compras y DCOP, al ser necesario.

Qualifications:

· High School Diploma/GED required.

· At minimum three years of experience working with procurements and acquisition processes applying USAID´s policies and procedures

· Experience with OTI preferred.

· Task and detail-oriented, and able to work independently and within a team.

· Excellent organizational skills and the ability to multitask in a fast-paced environment.

· Flexibility and ability to adapt easily to change.

· Experience working in remote and complex areas.

· Excellent communication skills are required as well as proactive problem-solving skills.

· Ability to work effectively under pressure in a stressful environment.

· Fluency in written and oral English preferred.

MSI is an equal opportunity employer that values diversity and inclusion. We strive to develop and maintain a culture that honors the perspectives and identities of our employees, our communities and those impacted by our work.

We do not discriminate on the basis of any protected attribute, including race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital or veteran status, pregnancy or disability, or any other basis protected under applicable law. In accordance with applicable law, we make reasonable accommodations for applicants' and employees' religious practices and beliefs, as well as any mental health or physical disability needs.

MSI is an Equal Opportunity Employer/Affirmative Action/Americans with Disabilities/Veterans Employer.

Reasonable Accommodations:

MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com with “Reasonable Accommodations” in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

 

Requisitos mínimos:

· Certificado de Estudios del Bachillerato Básico requerido.

· Tres años de experiencia con compras y adquisiciones en proyectos de USAID y con OTI es altamente deseable.

· Habilidad de mantener relaciones profesionales con las contrapartes locales, beneficiarios, contratistas, proveedores, otras organizaciones internacionales, así como las autoridades locales y nacionales.

· Alta orientación al detalle y capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo.

· Habilidades de organización y alta capacidad de manejar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido.

· Flexibilidad y alta capacidad de adaptación al cambio.

· Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas.

· Excelentes habilidades de comunicación como a) destrezas y proactividad en solución de problemas en forma independiente y en equipo b) orientación al servicio, c) comunicación asertiva e inteligencia emocional.

· Habilidad para trabajar en equipo bajo presión.

· Dominio del Inglés es una ventaja.

MSI es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la diversidad y la inclusión. Nos esforzamos por desarrollar y mantener una cultura que honre las perspectivas e identidades de nuestros empleados, nuestras comunidades y los afectados por nuestro trabajo.

No discriminamos por ningún atributo protegido, como la raza, la religión, el color, el origen nacional, el género, la orientación sexual, la identidad de género, la expresión de género, la edad, el estado civil o de veterano, el embarazo o la discapacidad, o cualquier otro motivo protegido por la ley aplicable. De acuerdo con la ley, hacemos ajustes razonables para las prácticas y creencias religiosas de los solicitantes y empleados, así como para cualquier necesidad de salud mental o discapacidad física.

MSI es un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa/empleador de estadounidenses con discapacidades/veteranos.

Adaptaciones para personal discapacitado:

MSI se dedica a contratar una fuerza de trabajo inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, envíe un correo electrónico a MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com indicando "Adaptaciones Razonable" en el título. Nuestro equipo de contratación espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.

Additional Information
  • Organization: 216 MSI


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